Acceder a Google Drive con un acceso temporal sin cuenta de Google
Sí, es posible permitir el acceso a usuarios externos sin necesidad de que posean una cuenta de Google, aunque con ciertas limitaciones.
¿Cómo funciona el acceso temporal sin cuenta de Google?
Al compartir una carpeta o un archivo dentro de una Unidad Compartida, puedes ingresar la dirección de correo electrónico de la persona externa. Google generará una credencial temporal para este usuario. El proceso de acceso se basa en una verificación por correo electrónico sin contraseña.
¿Qué puede hacer un usuario con acceso temporal?
Los usuarios que acceden a través de este método verán una versión reducida de Google Drive. Dentro de esta vista limitada, podrán:
- Editar archivos (si se les ha otorgado permiso de edición).
- Subir archivos a las carpetas compartidas (si se les ha otorgado permiso para contribuir).
Sin embargo, no podrán borrar archivos dentro de la Unidad Compartida.
¿Cuánto dura el acceso temporal?
El acceso temporal tiene una validez de 7 días. Una vez que caduca, el usuario necesitará volver a verificar su dirección de correo electrónico utilizando el enlace proporcionado en el correo electrónico de invitación inicial para recuperar el acceso.
¿Existen otras opciones para un acceso más completo?
Sí, existen alternativas que permiten integrar a usuarios externos de manera más completa en la Unidad Compartida:
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Crear una cuenta de Google: La persona externa puede crear una cuenta de Google utilizando su dirección de correo electrónico existente (por ejemplo, su correo electrónico de trabajo). Pueden seguir los pasos indicados en el siguiente enlace y seleccionar la opción "sólo para mí" al crear la cuenta: https://support.google.com/accounts/answer/27441
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Utilizar Google Workspace Essentials: Google ofrece una edición gratuita llamada Google Workspace Essentials. Esta edición está diseñada específicamente para facilitar la colaboración con personas externas a tu organización que no utilizan Google Workspace. Permite a los usuarios colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin necesidad de una cuenta de Google Workspace completa. Puedes obtener más información aquí: https://workspace.google.com/intl/es/essentials
Al considerar cómo compartir con usuarios externos, evalúa el nivel de acceso y colaboración que necesitan para elegir la opción más adecuada. El acceso temporal es útil para colaboraciones puntuales, mientras que crear una cuenta de Google o utilizar Google Workspace Essentials ofrece una integración más completa.