Centralita virtual: el eslabón perdido de una solución en la nube

Para las empresas que necesitan actualizar sus sistemas de comunicaciones, una centralita virtual es una opción cada vez más popular. La centralita virtual elimina la necesidad de comprar hardware y software caros y proporciona a las empresas una presencia local sin el coste de instalarla ellas mismas.

En EADEA utilizamos una centralita virtual prácticamente desde nuestros inicios en 2013. Inicialmente utilizábamos Ring Central, pero descubrimos Aircall, que es lo que utilizamos ahora. También nos planteamos utilizar Google Voice, pero preferimos Aircall por sus posibilidades de integración con el CRM y la agenda compartida.

Existen muchas buenas razones para utilizar una centralita virtual en tu empresa.

Sin una centralita virtual, muchas empresas buscan soluciones alternativas.

Lo que quizá no sepas es que muchas empresas buscan soluciones alternativas porque no tienen una centralita virtual.

¿Cuáles son estas alternativas? La más común es utilizar simplemente un sistema telefónico local, que requiere un hardware caro y contratos a largo plazo con los proveedores de servicios. Otra opción es construir una centralita híbrida utilizando tecnología en la nube, como Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure o Google Cloud. Instalar un sistema local tiene ventajas sobre esta opción: puedes personalizar las funciones para adaptarlas a tus necesidades y tener un control total sobre tu red. Pero esta opción también tiene desventajas: costes elevados, escalabilidad limitada por la capacidad del ancho de banda, etc.

¿Cómo funciona una centralita virtual?

Una centralita virtual es una solución basada en la nube que te permite ampliar tu negocio sin aumentar tus costes. No necesitas ningún hardware o software adicional para obtener todas las funciones de un sistema de centralita privada, incluidos el buzón de voz, el enrutamiento de llamadas y la operadora automática. Puedes utilizar una centralita virtual para ahorrar dinero, aumentar la eficiencia y mejorar el servicio al cliente.

Los sistemas PBX virtuales te permiten tener las mismas funciones que un sistema local a una fracción del coste, sin tener que invertir en hardware o software.

Una centralita virtual puede ser utilizada por empresas de cualquier tamaño, desde pequeños negocios con una sola sede hasta grandes empresas con múltiples sedes en todo el mundo.

¿Cuál es la diferencia entre una centralita tradicional y una virtual?

Una centralita tradicional es como una caja que se conecta a las líneas telefónicas y permite gestionar las llamadas. Es un hardware, no un software. Si tu empresa es grande y tiene muchos empleados, una centralita tradicional puede ser la opción más adecuada. Sin embargo, si tu empresa es pequeña, entonces una centralita virtual puede ser más adecuada para ti.

Los sistemas PBX virtuales son sistemas basados en la nube que son fáciles de instalar y mantener: no se necesitan conocimientos técnicos ni equipos costosos en el lugar para configurar el sistema. Las centralitas virtuales ofrecen flexibilidad y escalabilidad: pueden crecer tanto como sea necesario en un momento dado sin requerir mucho esfuerzo por parte de los usuarios.

Con la centralita virtual, puedes conseguir esa importante presencia local que necesitas para llegar tus clientes

En un momento en el que muchas pequeñas empresas están sintiendo el pellizco de la economía, la centralita virtual es una solución rentable para ayudarte a conseguir presencia local. La presencia local es importante para muchas empresas, especialmente las que dependen de las ventas y/o del servicio al cliente. Con la centralita virtual, puedes conseguir esa importante presencia local mientras disfrutas de las ventajas de la tecnología en la nube.

Cuando empiezas a utilizar una centralita virtual, es muy sencillo adquirir números de teléfono locales o incluso números internacionales. Al utilizar este sistema, las llamadas pueden dirigirse a la ubicación correcta, lo que puede mejorar las comunicaciones de tu empresa.

¿Por qué tantas empresas utilizan Aircall?

Cada vez hay más empresas que utilizan Aircall. Creo que es porque Aircall ha cambiado el concepto de la telefonía tradicional con su aplicación móvil. En la aplicación móvil además de gestionar las llamadas, dispones de una agenda de contactos compartida con tus compañeros de trabajo, un sistema de notas y la posibilidad de crear tareas de llamadas. Esto lo convierte en un completo sistema telefónico colaborativo en la nube.

Quizá te preguntes por qué deberías utilizar el software de Aircall. Hay muchas razones, pero éstas son sólo algunas:

• Es fácil de configurar. Puedes configurar tu sistema en cuestión de minutos, sin necesidad de contratar a un técnico externo o pasar horas tratando de averiguar cómo funciona.
• Puedes manejar colas de espera y distribuciones de llamadas, como un call center.
• No necesitas comprar teléfonos IP, con un móvil o un ordenador es suficiente. La solución funciona totalmente en la nube como Google Workspace.
• Aircall permite además gestionar la música en espera, los mensajes de bienvenida y el menú que escuchan los clientes cuando llaman al teléfono de tu empresa.
• Dispones además de sistemas de grabación de llamadas y de coaching para poder monitorizar llamadas y poder susurrar a un compañero consejos durante las llamadas.

Todo esto utilizando tu propio número fijo que se puede portar a Aircall sin necesidad de programar desvíos en el teléfono de la oficina que tienes actualmente.

¿Cuánto cuesta mantener una centralita tradicional?

No es ningún secreto que el coste de mantener una centralita tradicional puede ser elevado. Dependiendo del número de líneas, las funciones y las opciones de integración que se necesiten, las facturas mensuales pueden oscilar entre 20 y 30 euros por línea sobre todo cuando tenemos en cuenta el hardware de la centralita, las cuotas fijas de las líneas, los terminales y el mantenimiento. Esta es una de las razones por las que las empresas buscan soluciones alternativas.

¿La respuesta? Los servicios de centralita en la nube, como la solución de Aircall, pueden ayudar a reducir los costes hasta en un 50 por ciento, a la vez que proporcionan flexibilidad y escalabilidad que permiten a las empresas aumentar o reducir su tamaño en función de sus necesidades.

La centralita virtual es flexible, rápida y fiable.

La solución puede utilizarse para satisfacer las necesidades de empresas de cualquier tamaño. Es ideal para las empresas que necesitan gestionar varias sedes pero no quieren el gasto de un sistema PBX tradicional.

El precio de la centralita virtual se puede adaptar a las necesidades de tu empresa. Existen planes de uso con una cuota fija y planes de consumo por llamadas. Dependiendo de a qué países llames te puede interesar un plan u otro.

Al no ser necesario invertir en hardware y no estar ligada la instalación a una ubicación física, podemos decir que llevas el teléfono de la oficina siempre contigo.

Además, la centralita virtual es fácil de usar: sólo tiene que iniciar sesión desde cualquier lugar con una conexión a Internet y gestionar el sistema telefónico de tu oficina desde cualquier lugar, ¡incluso si está al otro lado del mundo!

Las centralitas virtuales ofrecen una solución asequible y sencilla a las empresas que desean actualizar sus sistemas de comunicaciones.

Si ya diste el paso de pasar el correo electrónico y el almacenamiento de ficheros a la nube pero todavía estás usando una centralita telefónica tradicional, deberías plantearte cambiarla. De hecho, estoy convencido de que los sistemas tradicionales tienen los días contados. Yo creo que ocurrirá lo mismo que pasó con los grandes servidores. Ahora son muy pocas las empresas que tienen salas de servidores. Todo se ha pasado a la nube.

Aunque las centralitas virtuales son una solución rentable para las empresas que buscan actualizar sus sistemas de comunicaciones, también ofrecen una serie de ventajas que van más allá de las financieras.

• Una centralita virtual es fácil de instalar y mantener, por lo que no hay que gastar tiempo y dinero en un departamento de TI.
• Permite a los empleados con oficinas remotas o en casa acceder a las mismas funciones que los del edificio de oficinas. Esto significa que pueden trabajar desde cualquier lugar sin que su productividad se vea obstaculizada por una mala conectividad o por la falta de soporte para la configuración del equipo.

Las centralitas virtuales ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y dinero a la vez que proporcionan a los trabajadores acceso a funciones avanzadas de forma sencilla y fiable.

Al final, se trata de encontrar la solución adecuada para tu empresa. La centralita virtual es una gran opción para muchas empresas que necesitan mejorar sus comunicaciones, pero puede no ser adecuada para todos. Si quieres saber más sobre cómo esta tecnología puede ayudar a tu empresa a crecer, puedes ponerte en contacto con nosotros hoy mismo y te configuramos una cuenta de prueba para que veas por ti mismo todas sus ventajas.

Los sistemas telefónicos basados en la nube se están convirtiendo rápidamente en la norma para las empresas, y por una buena razón. Son rentables, fáciles de configurar y gestionar, y lo suficientemente escalables como para crecer con su negocio. ¿Pero qué hay de una centralita virtual? Este es el eslabón que falta en una solución en la nube que puede ayudarte a crecer más rápido que nunca.

Un sistema telefónico basado en la nube que únicamente te permite hacer llamadas, no va a suponer ninguna mejora en la forma de trabajar de tu equipo. Vemos ahorros de costes y flexibilidad, pero a fin de cuentas sin una centralita, sólo recibes y haces llamadas. No dispones de opciones más avanzadas como los mensajes de bienvenida o las reglas para dirigir las llamadas a la persona más adecuada.

Una centralita virtual es una aplicación empresarial fundamental para la nube

La centralita virtual es una aplicación empresarial fundamental para la nube. Proporciona una plataforma de comunicaciones unificadas que permite a las empresas comunicarse con más eficiencia que con los sistemas tradicionales. Las oportunidades para optimizar la gestión de las llamadas son enormes al migrar de una solución local a una centralita virtual en la nube.

Con un sistema así, dejamos de ver la telefonía como algo antiguo y básico. Ahora es un software empresarial tan importante como el correo electrónico.

Nosotros, al igual que nuestros clientes que utilizan Aircall, tenemos sincronizada la agenda de Aircall con el CRM. Para nuestros clientes es una grata experiencia cuando descuelgas el teléfono y les saludas por su nombre. Pero lo que no saben es que cuando atendemos las llamadas podemos ver fácilmente todo el historial de llamadas anteriores y las notas de los compañeros.

A la hora por ejemplo de gestionar las llamadas perdidas, es muy sencillo crearse una tarea para devolver una llamada o incluso crear la tarea a un compañero. A mi me parece que es más fácil hacer y recibir llamadas con el software que con esos teléfonos antiguos que hay en muchas oficinas.

Ventajas de una centralita virtual

Además del ahorro de costes que supone una plataforma PBX virtual, experimentarás otras ventajas. Por ejemplo, reducirás la complejidad al eliminar la necesidad de gestionar varios sistemas telefónicos y proveedores. Esto significa que puedes centrar tus esfuerzos en el funcionamiento de tu negocio en lugar de mantener la infraestructura tecnológica que por otro lado es susceptible de sufrir una avería.

También mejora la eficiencia al permitir que los empleados trabajen a distancia y mejorar el servicio al cliente mediante mejores canales de comunicación.

Por último, aumenta la flexibilidad al dar a los trabajadores móviles acceso a los teléfonos de escritorio a través de sus smartphones. Esto hace totalmente posible el teletrabajo y facilita la movilidad. Cuando estás de viaje o en las oficinas de un cliente puedes atender las llamadas exactamente igual que si estuvieras en la oficina. Sólo necesitas una conexión a internet. Y como requiere poco ancho de banda, también funciona con 4G.

Qué buscar en un proveedor de centralita virtual

• Es conveniente buscar un proveedor que ofrezca una gran variedad de funciones. Un proveedor de centralita virtual debe ofrecerte la posibilidad de hacer y recibir llamadas, gestionar el buzón de voz, gestionar extensiones y colas de llamadas, filtrar las llamadas salientes o incluso transferirlas en función de su adecuación a las necesidades de tu empresa.
• También hay que tener en cuenta los planes de precios a la hora de elegir el proveedor. Algunos proveedores ofrecen diferentes niveles de servicio en función de las funciones que incluye cada plan; otros pueden tener una tarifa plana para todos los servicios, independientemente de si los utilizas mucho o sólo ocasionalmente. Tener una idea de lo que incluye cada plan te ayudará a determinar si se ajusta a tu presupuesto y, si no es así, qué funciones serían las más importantes para llevar tu negocio con eficacia, de modo que puedan incluirse en el coste.
• Asegúrate de investigar también su reputación: Muchos proveedores tienen reseñas de clientes anteriores en sitios como Google o G2 Crowd, así que asegúrate de comprobar que sean positivas antes de contratar. Si es posible, consigue también referencias de clientes actuales: llámalos (amablemente) y pregúntales si están contentos con su servicio :) Siempre es bueno que la gente hable bien de algo que utiliza a diario en el trabajo.
• Por último, no olvides el servicio de atención al cliente. Algunas otras cosas que vale la pena considerar aquí incluyen la funcionalidad de chat en vivo (especialmente útil si alguna vez hay algún tipo de problema técnico), horas de soporte telefónico que se ajusten a las tuyas en lugar de conducir por la ciudad tratando de averiguar por qué todo no está funcionando ahora...

Los sistemas telefónicos basados en la nube son ideales para las nuevas empresas y ofrecen oportunidades únicas de crecimiento e innovación en el resto

• La centralita virtual es un sistema telefónico basado en la nube que ofrece oportunidades únicas de crecimiento e innovación.
• Es el eslabón que falta en una solución en la nube para tu negocio.

Conclusión

Hemos cubierto mucho terreno aquí, y esto es sólo el principio. Queríamos orientarte sobre cómo encontrar el proveedor de centralita virtual adecuado para tu empresa. Pero si todavía tienes preguntas sobre la implementación de una solución en la nube para tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.