Google Vault: No es una herramienta de copia de seguridad, es algo más

Podría parecer extraño que titulemos este artículo afirmando que Google Vault no es una herramienta de copia de seguridad. Sin embargo, si consideramos que una herramienta de copia de seguridad debe permitirte hacer copias y restaurarlas, Google Vault no cumple con esta función. En lugar de eso, realiza otras tareas.

Dependiendo del uso que le des a la herramienta, puede funcionar como una copia de seguridad, o puede que no. Por lo tanto, vamos a explicar qué hace y qué no hace Google Vault, para que puedas tomar tus propias decisiones al implementar otras herramientas de copia de seguridad en tu empresa, además de Vault.

Google Vault: una herramienta para buscar y encontrar correos y archivos

Google Vault está constantemente haciendo copias de todos los correos y archivos que se crean y modifican en las cuentas con licencia. Por lo tanto, está guardando la información todo el tiempo. Si hemos configurado correctamente las políticas de retención de información, cualquier elemento, ya sea creado o eliminado, puede ser encontrado por este software.

Cuando necesitamos buscar un correo electrónico, podemos utilizar un buscador que realiza una búsqueda similar a la que haríamos en Gmail, pero en todos los buzones al mismo tiempo. ¡Impresionante! Esto puede ser muy útil, por ejemplo, si estamos buscando un correo enviado por un cliente y no sabemos a quién de la empresa se lo ha enviado.

Al buscar archivos de Google Drive, debemos seleccionar la persona específica, la unidad organizativa o la unidad compartida donde se encuentra el archivo que buscamos. Para documentos de Google, podemos seleccionar una versión específica indicando la fecha de revisión. Sin embargo, para documentos de otro tipo, como documentos de Office o PDF, solo aparecerá la última versión.

Tanto para correos como para archivos, la herramienta busca exactamente lo que necesitamos, pero no ofrece una opción de restauración. La única opción es descargarlo. Luego, será nuestra responsabilidad volver a subir el archivo a su ubicación original.

Google Vault no te protege del ransomware

Google Vault no te protege del ransomware porque un ataque de este tipo generalmente modifica el archivo, encriptando su contenido y cambiando el nombre. En algunos casos sí eliminan los archivos originales y crean nuevos archivos encriptados. Cuando esto sucede, entonces sí que podremos recuperarlos con Google Vault. Sin embargo, en nuestra experiencia, en todos los casos de ransomware que hemos visto, los archivos se modificaban y luego se cambiaba el nombre. No se eliminaban y se creaban nuevos.

Por lo tanto, podemos concluir que Google Vault no te protege del ransomware porque vas a ser incapaz de encontrar los archivos originales sin encriptar. Tampoco la herramienta de recuperación de archivos eliminados que proporciona Google en la consola de administración será útil en este caso.

Las únicas dos opciones que tienes para recuperarte de un ataque de este tipo son las soluciones de copia de seguridad externas a Google y la gestión de versiones anteriores que proporciona Google Drive. En este último caso, sí te permite descargar el archivo tal como estaba antes de ser encriptado, pero el inconveniente es que tienes que hacerlo archivo por archivo. Teniendo en cuenta que un ataque de ransomware probablemente habrá encriptado todos los documentos a los que tenga acceso un usuario, podríamos estar hablando de miles de archivos.

Google Vault no permite buscar carpetas de Drive

Al buscar archivos, necesitamos saber qué contenían o cómo se llamaba el archivo, total o parcialmente. Si tenemos una estructura de unidades compartidas muy diversificada, esto no es un problema porque podemos hacer búsquedas para ciertas unidades compartidas. Pero si, por el contrario, estamos trabajando con una única unidad compartida para toda la empresa, o peor aún, con carpetas compartidas de Drive, no tenemos visibilidad de la estructura de carpetas. Por lo tanto, cuando hacemos una búsqueda, necesitamos conocer más detalles de lo que estamos buscando.

Google Vault es muy eficiente en las búsquedas

El punto fuerte de esta herramienta son las búsquedas, no solo por el alcance que pueden tener, sino por la rapidez con la que muestra los resultados. Por razones obvias, no podemos dar ejemplos reales porque debemos proteger la confidencialidad de nuestros clientes. Sin embargo, te proporcionaré algunos ejemplos semi ficticios basados en situaciones reales que hemos experimentado a lo largo de los años.

Identificación de empleados desleales

Google Vault se puede utilizar para saber si ciertos empleados están enviando información confidencial a sus cuentas personales o para ver qué tipo de correos está enviando y recibiendo un empleado. Esto solo se puede hacer si se ha informado previamente a los empleados de que el correo electrónico es una herramienta propiedad de la empresa y que solo se puede utilizar para uso profesional.

Detección de posibles conflictos de intereses

En el ámbito legal, para despachos muy grandes, puede ocurrir que dos departamentos diferentes del despacho estén atendiendo a clientes que son competidores entre sí, generando un posible conflicto de intereses. Google Vault, gracias a su capacidad de búsqueda casi instantánea, nos puede ayudar a detectar si se está mencionando en algún documento o correo electrónico a una empresa o persona específica, buscando por su nombre o su CIF.

Preparación de documentación para expediente legal

Si el departamento legal nos pide todos los correos entre determinadas fechas que se han intercambiado con un cliente, con Google Vault es muy fácil generar un archivo PST con todos esos correos. Si no tuviéramos esta herramienta, tendríamos que revisar personalmente buzón por buzón o preguntar a los usuarios y depender de que sean capaces de encontrar la información. Con Google Vault, es cuestión de unos pocos minutos, siempre que sepas qué buscar.

Conclusión

Google Vault no es una herramienta de copia de seguridad porque no puede restaurar datos. Se trata de un software de auditoría que permite disponer de la información propiedad de la empresa, que se encuentra en los correos electrónicos y en Google Drive, de una manera muy sencilla y rápida.

Dependiendo de la configuración, esta capacidad también puede extenderse a las conversaciones de chat y a las grabaciones de Meet, pero es decisión de cada empresa activarlo o no. Google Vault está disponible como licencia independiente en los planes Starter y Standard, y viene incluido a partir de Business Plus.